通常ルームから自分宛にメール通知を送る

結論

通常ルームでは、長時間タスクの完了通知やあとで確認したい要点を、自分の登録メールアドレス宛に送れます。

対象

この記事は、Hokoの通常ルームで作業している利用者に向けたヘルプです。

できること

Hoko の通知機能を使うと、ワークスペースオーナー本人の登録メールアドレスに通知を送れます。

主な用途は次のようなものです。

• 長時間タスクが終わったことを自分に知らせる
• 後で確認したい要点を自分宛に残す
• 作業結果への確認依頼を自分のメールに送る

宛先は自分の登録メールアドレスです。任意の第三者に送るための機能ではありません。

送る内容

通知には、件名と本文を指定します。

本文には、次のような短い情報だけを書くことを推奨します。

• タスクが完了したこと
• 確認すべき要点
• 次に見るべきワークスペースや作業内容の概要

ワークスペースへのリンクが付く場合は、リンク先で詳細を確認してください。メール本文にすべての内容を転記する必要はありません。

書いてはいけない内容

メール本文には、次の情報を入れないでください。

• 認証情報、パスワード、APIキー、token
• 個人情報や顧客情報
• M365、メール、Teams、SharePoint などから取得した原文の長文引用
• 機密ルームで扱うべき情報
• 社外に転送されると困る業務上の詳細

通常ルームで扱える情報か迷う場合は、先に「入れてはいけないデータ」を確認してください。

届かない場合

通知が見当たらない場合は、迷惑メールフォルダやメールルールを確認してください。

それでも届かない場合は、管理者に相談してください。