メール要約を定期的に自分宛に通知する

結論

通常ルームでは、許可されたツールと通知機能を組み合わせて、メールの要約を定期的に自分宛へ送れます。

対象

この記事は、朝・昼・夕方など決まったタイミングで、重要なメールや次に見るべき内容を確認したい利用者に向けたヘルプです。

使う前に確認すること

メール要約には、メール情報へアクセスできるツール、利用者本人の認証、必要なライセンス、組織側の許可が必要になる場合があります。

利用できない場合は、通常ルームで対象ツールが使えるか、認証が完了しているか、管理者側の許可が済んでいるかを確認してください。

設定の流れ

まず、通常ルームでメール情報を取得できることを手動で確認します。次に、要約の条件、実行する時刻、通知先を決めます。

通知先は原則として自分の登録メールアドレスです。第三者への自動送信や、確認していない宛先への転送には使わないでください。

要約に入れる内容

通知メールには、次のような短い情報だけを入れることを推奨します。

• 重要そうなメールの件名や概要
• 返信や確認が必要な項目
• 次に見るべき順番
• 判断に必要な最小限の補足

メール本文の長文引用、添付ファイルの内容、認証情報、個人情報、顧客情報は通知本文に入れないでください。

届かない場合

通知が届かない場合は、迷惑メールフォルダ、メールルール、通常ルーム側の実行結果を確認してください。認証が切れている場合は、手動で再認証が必要になることがあります。